Apprendre à mieux s’organiser ? C’est possible !

On peut dire qu’il n’y a pas beaucoup de monde qui aime la paperasse. Vous êtes d’accord ?

Et bien, je vais vous avouer un secret : moi j’adore ça ! C’est vrai que ça peut paraître étrange, mais je me sens à l’aise et dans mon élément quand je dois m’occuper de la paperasse.

D’ailleurs, j’aime tellement ça, que j’aide les personnes à mieux s’organiser avec tous les « papiers administratifs » qui envahissent notre quotidien.

Ma méthode, « L’AdminFacile », est très simple à mettre en pratique et accessible à toute personne qui désir en finir avec le casse-tête de la paperasse. On pourrait presque dire que je suis la « MarieKondo » de la paperasse 😉

Libérez vous de la paperasse grâce à des conseils personnalisés. Ne vous laissez plus déborder : faite appel à une « Home Organiser » pour vous aider à mettre en place de bonnes habitudes de rangement.

Vous êtes intéressés et vous voulez en savoir plus ?

Vous pouvez me contacter en envoyant un courriel à homeorganiser63@gmail.com

Créer des canaux privés dans Telegram

Je pense que tout le monde connaît Telegram, donc ici le but n’est pas d’expliquer son fonctionnement (il y a des tutos très bien détaillés sur le net).

En revanche, pour rester dans le thème de l’organisation, j’aimerais vous parler de l’utilité des canaux privés.

Un canal « privé » est réservé uniquement pour vous, donc vous serez le seul « membre ».

Le but de ces canaux privés est d’y déposer des informations, des documents ou tout autre support qui vous intéresse.

Dans mon cas, j’ai créé des canaux spécifiques à mes besoins.

Par exemple, j’ai un canal « Linkedin et Social Media » ou j’y dépose des informations utiles pour m’éviter de perdre du temps en recherches sur les différentes plateformes. J’ai aussi un canal nommé « Livres et docs pdf » où je retrouve des documents que j’ai jugé être intéressants et qui pourraient me servir. Un autre canal « Activité physique et routines quotidiennes » où j’y dépose des vidéos trouvées sur d’autres plateformes.

Vous l’aurez compris, mes outils principaux d’organisation sont Trello et les canaux Telegram.

Et vous, vous utilisez Telegram pour autre chose que la messagerie ?

 

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Organisation, mode d’emploi

Je vous parlais des différents outils d’organisation que j’utilise quotidiennement.
Pour rappel :
– pour les rendez-vous : l’agenda synchronisé avec Google
– pour la liste des courses : GTasks
– pour les notes rapides : Sticky notes ou Bloc Note sur PC
Pour tout le reste il y a évidemment Trello.
Trello est un ensemble de « tableaux » composés de « listes » qui contiennent des « cartes ».
Voici mon organisation :
Ma liste principale dans le tableau « My Life » est dédié au mois en cours. J’ai fait un modèle avec les principales cartes que je reporte de mois en mois. Le contenu change chaque mois et dépend de l’activité mensuelle. J’ai des cartes pour toutes sortes de choses :
– pour y  noter les heures de ma femme de ménage
– une « todo-list »
–  « 3 kifs par jour »
– « livres lus »
– les faits marquants du mois
– des brouillons pour mes chroniques
– mes réseaux, etc.
En d’autres termes, dans cette liste y figure toute l’activité du mois. J’ai une autre liste pour les dépenses avec des cartes mensuelles.
J’ai aussi une liste nommée « mes documents » où j’ai scanné tous mes documents principaux (carte d’identité, permis de conduire, passeport, etc.).
Une autre liste très utile est dédiée à « mes prestataires de soins » ( médecin, dentiste,. etc.) où j’y note les rendez-vous et les différentes informations importantes.

J’ai aussi fait une liste pour mon chat avec sa photo (oui, on peut y intégrer toutes sortes de documents et images !) qui se compose de différentes cartes (vétérinaire, etc).
Dans le tableau « achats et réserves » j’ai des listes de réserves de nourriture et produits ménagers qui se trouvent au garage (ça m’évite d’acheter des trucs à double). Dans ce tableau, j’ai aussi une liste qui répertorie toutes mes huiles essentielles avec la description et l’utilisation.
Dans le tableau « archives »,  j’y mets les listes terminées comme par exemple les listes mensuelles.
Dans le tableau « fourre tout » c’est un peu le tiroir à débarras. Ça ne veut pas dire que ce sont des listes inutiles. Il y a des listes de « défis » que j’ai fait à un moment donné ou des cartes de préceptes qu’il serait bon de revoir de temps en temps.
Vous l’aurez compris, j’utilise Trello à toutes les sauces ! Ici je vous ai donné uniquement un petit aperçu de comment je m’organise avec Trello. Si vous voulez en savoir plus, je reste bien évidemment à votre disposition.

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Bien s’organiser avec Trello

Je pense que tout le monde a déjà entendu parler de Trello sans pour autant l’avoir essayé.
Selon une définition officielle, il s’agit d’un outil de gestion de projets.

Mais à mon avis, c’est bien plus que ça.
La première fois que j’ai entendu parler de Trello, je me demandais ce que ça pouvait bien être et à quoi ça pouvait bien servir. Ça, c’était il y a quelques années. Maintenant je ne peux plus m’en passer.
J’organise pratiquement toute « My Life » avec Trello.
Bien sûr j’ai d’autres applications que j’utilise aussi tous les jours, telles que l’Agenda (pour avoir une vue d’ensemble de tous mes rendez-vous) ; GTasks (auparavant je l’utilisai pour des notes mais maintenant je l’utilise pour ma liste de courses – je sais qu’il y a des applications dédiées, mais je n’ai pas besoin de quelque chose d’élaboré) et Reminder (pour les rappels ponctuels).
Et pour les Notes me direz-vous ? Eh bien là, c’est encore un peu flou, je l’avoue.
Quand je veux noter juste quelque chose au passage pour après l’intégrer à un texte ou le sauvegarder dans MultiNotes, j’utilise le widget Sticky Notes sur mon téléphone (sur l’ordi j’utilise le Bloc-notes).

Mais revenons à Trello. Comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran, j’ai mis les tableaux principaux en favoris. D’une part, ça m’évite d’aller à chaque fois dans l’application et d’autre part, j’ai sous la main tout ce dont j’ai besoin.
Ce qui est génial aussi avec Trello, c’est qu’il y a une multitude de modèles qu’on peut reprendre et adapter à ses besoins. Pour savoir comment bien utiliser Trello, je vous suggère d’aller voir des vidéos sur Youtube qui expliquent pas à pas la méthode.
Pour ma part, je vous expliquerai en détail (prochainement) comment j’utilise Trello quotidiennement.

Et vous, vous vous organisez comment ?

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Quelles sont vos priorités ?

priorite

Classer vos tâches par ordre de priorité, cela peut-être aussi simple que l’ABC.

Donnez à vos tâches ou à vos activités des priorités « A », « B » ou « C » (selon la matrice Eisenhower, il y aurait aussi une priorité « D », voir image plus bas).

Les tâches A :
Elles sont très importantes et doivent être exécutées immédiatement, ou en tout cas avant la fin de la journée.

Les tâches B :
Elles sont moyennement importantes et doivent être faites, mais pas tout de suite.

Les tâches C :
Elles ne sont pas très importantes. C’est bien de les faire ou de les terminer, mais pas absolument nécessaire.

La matrice Eisenhower nous propose les tâches A et B comme importantes et C et D comme moins importantes.

matrice_eisenhower

L’important est de vous concentrer sur les priorités « A » et de les terminer avant de vous attaquer à celles classées « B ». Les tâches classées « C » peuvent souvent être déléguées ou parfois carrément être enlevées de votre liste des choses « à faire ».

Lors du classement de l’importance de vos tâches, n’oubliez pas de vous poser la question : « lesquelles ont le plus d’effet sur mes résultats ou mes succès ? ».

Autrement dit, concentrez-vous sur les résultats et pas seulement sur l’activité. Ce sont les tâches qui supportent les meilleurs résultats qui doivent figurer en tête de liste.

Vous allez vite constater que des tâches qui paraissent devoir être les premières viennent en dernier…

Ne perdez pas, par exemple, les premières heures du matin (les plus productives) à ouvrir votre courrier. Commencez plutôt à vous attaquer à des tâches difficiles. Gardez les autres pour un moment de pause, pour vous changer les idées.

Et vous, vous avez des trucs et astuces à partager ?

N.B. : billet publié précédemment le 28.06.2013

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La Marie Kondo de la paperasse…

N’attendez pas d’être submergés par la paperasse !

A défaut de bien s’organiser, il est facile de perdre du temps pendant la journée.

Votre environnement, votre planification et votre façon de travailler ont une grande influence sur l’avancement de vos tâches.

Connaissez-vous Marie Kondo ? C’est l’auteure de la fameuse méthode de rangement révolutionnaire.

Je ne vous propose pas une méthode révolutionnaire mais je peux vous aider à dépatouiller toute votre paperasse par la mise en place de simples actions.

A part le tri proprement dit, voici quelques-uns des objectifs que nous pourrons développer ensemble :

– noter ses idées

– structurer ses idées pour organiser son travail

– organiser ses liens favoris

– Stocker et partager ses documents

– tenir et partager son agenda

– planifier ses réunions

– organiser et planifier à peu près tout

– comment s’organiser lorsque l’on travaille depuis chez soi

– comment bien classer ses documents

– des trucs pour mieux gérer son budget

Vous avez des questions ?

N’hésitez pas à me contacter :

Finie la paperasse !

Vous recherchez une aide pour vous faciliter la vie au quotidien ?

Annemarie, votre assistante pour toutes vos démarches administratives.

  • organisation de bureau
  • tri de la paperasse
  • mise en place d’une méthode de travail
  • atteindre l’autonomie administrative
  • etc.

Concentrez-vous sur votre métier, je m’occupe du reste.

Vous souhaitez plus de renseignements ? Contactez-moi :

Annemarie Fuschetto

Par mail : afuschetto@bluewin.ch

ou par téléphone : 079/ 219.26.02

Que m’inspire COVID-19 ?

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Croire

Oser

Vivre

Imaginer

Devenir

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En ces temps un peu incertains, il est important de faire une pause et de réfléchir.

C comme CROIRE

Là il n’est pas question de religion, mais de croire en soi. Croire que nous avons tous en nous ce pouvoir de remettre les choses dans une autre perspective. Estimer que nous sommes tous pareils et surtout que nous sommes tous dans le même bateau. Ne pas céder à la panique, mais rester centrés sur ce qui compte le plus.

O comme OSER

Oser sortir de sa zone de confort. Les possibilités sont infinies.

Même si ce que nous faisons pour les autres (entraide, bénévolat, etc) peut sembler une goutte d’eau dans un océan, cette goutte est très importante pour la personne qui la reçoit.

V comme VIVRE

Visualiser l’après. Ne pas se focaliser sur le négatif, mais voir la chance qui nous est donnée de changer. Profitons de la vie. Profitons de ce temps que nous avons pour VIVRE.

comme IMAGINER

Imaginer que nous avons une seconde chance pour se remémorer à quel point nous avons de la chance. D’ autres, n’ont pas eu cette chance. D’ autres, n’auront pas cette chance. A partir de cette expérience, imaginons un monde meilleur.

D comme DEVENIR

Nous avons maintenant la possibilité de faire mieux qu’avant. De transformer notre manière de vivre. De changer nos habitudes. De devenir enfin des humains.

19 comme : à se répéter 19 fois par jour…. voir plus si affinités ☺

 

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Mauvaise journée ?

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Il y a des jours où tout va mal !

Comment faire pour, le soir en rentrant, ne pas faire profiter tout votre entourage de votre mauvaise humeur ?
Je vais vous donner quelques petits « trucs »

1) Utilisez un geste symbolique
En quittant le bureau, fermez-le à clé et faites-lui un baiser d’adieu. Oui, vous avez bien lu !
En effet, tout geste qui symbolise le fait d’enfermer, de quitter, de laisser vos soucis derrière vous est excellent pour le moral.

2) Créez une image mentale positive pour couper le flux des pensées obsédantes de la journée
Si vous le pouvez, fermez les yeux et pensez à des choses agréables et relaxantes pour vous.
Par exemple, imaginez-vous en train de boire un cocktail; souvenez-vous de la joie de votre dernier dimanche où vous faisiez une activité agréable ou pensez tout simplement à ce qui vous relaxe le plus.
Dès que vos pensées s’échappent et repartent vers le travail, remettez-les doucement dans le droit chemin !

3) En arrivant chez vous, saluez chaleureusement tout le monde avec un grand sourire, puis disparaissez pendant 10 minutes

Prenez une douche. Mais surtout, changez de vêtements. Tout en vous déshabillant, imaginez-vous que chaque vêtement est un bout de vos soucis que vous laissez derrière vous…

4) Si vous le pouvez, allez faire une ballade
Activez-vous physiquement, cela vous fera du bien. Occupez-vous de votre famille (enfants, femme/mari) et là, la bonne humeur régnera.

N.B. : billet publié précédemment le 27.06.2013

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Drogué du travail ?

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Préambule :

Pour ceux et celles qui ont découvert récemment Time For a Break, j’ai le plaisir de vous annoncer que ces prochaines semaines, je vais republier des chroniques parues en 2013 lorsque j’ai participé au défi « back2blog » qui consistait à publier un billet par semaine pendant 10 jours.

Je vous en souhaite d’ores et déjà une bonne lecture.

***

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, les intoxiqués du travail ne sont pas forcément les meilleurs professionnels ni les plus efficaces. Travailler beaucoup ne rime pas forcément avec le succès !

Les drogués du travail, comme les appellent les américains, ont souvent une tendance obsessionnelle qui les pousse à s’adonner à faire n’importe quoi, n’importe comment, n’importe quand et, du coup, souvent mal.

Quelques exemples des caractéristiques de ces obsédés du travail :

– ils travaillent d’une façon compulsive. Au lieu de s’organiser, de faire des listes de priorités, ils travaillent tous azimuts

– ils perdent beaucoup de temps et d’énergie pour des travaux insignifiants ou de routine qu’ils pourraient très bien déléguer

– ils n’ont pas d’objectifs précis, ni à long terme, ni pour la journée

– ils sous-évaluent la valeur de leur propre temps ou de leur propre vie.

Si par hasard vous vous reconnaissez dans l’une de ces descriptions, il est temps d’agir !

Commencez à réfléchir, à planifier. Faites-vous des plans pour le court terme, mais aussi pour le long terme. Sachez respecter vos objectifs en apprenant à vous servir de vos listes comme de guides à travers vos journées.

Je vous assure que vous serez rapidement récompensé de vos efforts !

N.B. : billet publié précédemment le 25.06.2013

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